Estimados Clientes,

Al concluir este año 2009 queremos desearle unas felices fiestas y agradecerles su lealtad para con Archivos Beeche. Aun a través de esta economía tan retadora nuestro enfoque en servirle nunca ha menguado.

Como todos los años, nos proponemos superar las expectativas para el 2010, ofreciendo nuevas herramientas y cambios. Continuaremos perfeccionando el Sistema de Consultas en Línea y los servicios de Beeche Digital, presentados este año.

Les informamos que nuestras oficinas permanecerán cerradas a partir del medio día del miércoles 23 de Diciembre y regresaremos a nuestro horario normal el día 4 de Enero del 2010. Les sugerimos organizar las solicitudes y consultas con el fin de que logremos antes de dicha fecha cumplir con todos sus requerimientos.

De nuevo les agradecemos y les deseamos muchas bendiciones en esta Navidad y un próspero Año Nuevo.

Atentamente

Carmen Brenes de Beeche

Gerente General

Hoy queremos aprovechar este medio para que usted conozca algunos de los detalles y beneficios que puede representarle nuestro Sistema, así como también contarle algunas de las novedades que éste le ofrecerá en el 2009.

Antes

Dentro de la trayectoria de Archivos Beeche el Sistema es relativamente nuevo. Teniendo en cuenta que la empresa cumplió veinte años el pasado 2008 el sistema actual apareció a mediados del 2001 como sustituto a otro programa que se venía utilizando.

Desde ese momento sabíamos lo que el nuevo sistema debía cubrir a corto, mediano y largo plazo. Hablando de largo plazo existen tareas que se planean o se conocen en el momento de planificación. Muchas de estas tareas tienen que ver con el crecimiento y la demanda en una era digital y su relación con la documentación que esta empresa administra.

Desde un principio se optó por un sistema a la medida. Aprovechamos para aclarar que significa esto: un sistema a la medida es un software  que se programa desde cero para cumplir ciertas funciones enfocadas a un negocio / actividad en particular. Su contraparte es un sistema genérico, muchas veces conocidos como sistemas “de paquete” que son programas que pueden servir para varias empresas / actividades.
Un ejemplo más cotidiano sería el siguiente: si usted quiere la mejor vestimenta para el trabajo puede optar por: a) ir a una tienda especializada y comprar lo que hay disponible o b) encargar un diseño a la medida que cumpla con sus necesidades.

Ahora

Los dos tipos de sistemas tienen sus pro y sus contras. En el caso de Archivos Beeche una solución a la medida ofrece la opción de adaptarse (o actualizarse) a las demandas del mercado mucho más fácilmente que con soluciones comerciales fijas. Acá es donde la informática puede ofrecer un poco de magia. Si volvemos al ejemplo de la vestimenta podríamos decir que la opción a la medida, informatizada, nos puede ofrecer cambios de tamaño y remiendos al desgaste por uso para lograr una apariencia como nuevo en todo momento. De esta manera nuestra vestimenta siempre estaría actualizada, a la moda, y cupliría con las necesidades de comodidad y funcionalidad.

Una de las opciones más importantes de nuestro sistema es que aprendemos de las necesidades de los clientes. Algunas cambios pueden agregarse inmediatamente, otros toman más tiempo. Pero en todos los casos los cambios se evalúan y pasan a formar parte del sistema tarde o temprano. Durante los últimos años nos hemos enfocado en agilizar las entregas, remodelar nuestras oficinas y mejorar varios aspectos gracias a los comentarios de nuestros clientes. Ahora le toca el turno al sistema. Para esta tarea hemos consultado y analizado varias modificaciones que ya están en desarrollo para este 2009. Tanto para el Sistema de Consultas en Línea como para el Sistema Administrativo, el sistema  interno de Archivos Beeche. Los dos sistemas están creciendo a buen ritmo y se han producido varios reportes internos para evaluar cambios durante este año y podemos decir que la automatización y la agilización de los servicios son una prioridad para el año en curso.

El Futuro

De todos los cambios que planeamos agregar durante este 2009 podemos adelantarle:

• Mejoras en el diseño y navegación del sistema: cambios cosméticos y de estructura que harán de la navegación y el acceso a datos y reportes algo más sencillo.
• Mejoras al sistema de Ordenes: vamos agregar mejoras a la selección de documentos y cajas asi como también a la manera de crear Ordenes y rastrear su estado.
• Mejoras de búsqueda: al igual que las ordenes las búsquedas de cajas y documentos tendrán nuevas opciones para facilitar la tarea de buscar la información que usted necesita.
• Beeche Digital: con la incorporación de las versiones digitales de los documentos vamos a ofrecer más opciones de búsqueda y seguridad para su información. Le estaremos brindando mas información sobre nuestro nuevo proyecto Beeche Digital en breve, por este mismo medio.
• Más opciones para usuarios: la funcionalidad de autorizados contará con más opciones para reportes y seguridad y la opción de que los encargados de cada departamento puedan obtener reportes de consultas de documentos.

En breve le estaremos actualizando sobre otros temas referentes a los cambios al sistema y a los nuevos servicios.

A partir de este año y con motivo del decimosegundo aniversario de Archivos Beeche hemos comenzado a dar charlas para empleados enfocadas a aportar y compartir conocimientos sobre crecimiento personal y laboral.

Las charlas se basan en los valores y conceptos que son importantes tanto para la persona como para el ambiente laboral y abarcan diversos temas de importancia. Las temáticas tratadas hasta el momento son: ética profesional, finanzas e integridad. Cada charla se enfoca en un tema específico y se charla sobre la importancia de que todos estos valores y prácticas funcionen en conjunto.

Fotos de la charlas

Informamos a nuestros clientes sobre las nuevas instalaciones de Archivos Beeche S.A las cuales ahora cuentan con:

• Nueva Recepción
• Sala de Reuniones
• Sala para revisión de cajas y documentos equipada con teléfono, Internet y facilidades para realizar impresiones, fotocopiado y fax.

Lo invitamos a conocer las nuevas instalaciones.

Oficinas

Bodega

Además de las mejoras de velocidad, capacidad y posibilidades de expansión del nuevo servidor hay varias características que vienen incluidas en el servicio de Custodia de Documentos, específicamente hablando de la parte virtual, los datos de Cajas y Documentos que están dentro del Sistema de Archivos Beeche.

Este es un repaso de todas las características del servicio (muchas de las cuales se mantienen desde el comienzo del sistema).

Data Center

Nuestros servidores, por seguridad y velocidad de servicio están alojados fuera de Costa Rica

• Estamos alojados en uno de los Data Centers más grandes del mundo
• Conectividad con los principales proveedores de ancho de banda del mundo: AT&T, Global Crossing, NTT, Level 3, Time Warner y otros para garantizar el mejor tiempo de respuesta y evitar problemas de conectividad de terceros (proveedores de Internet locales o internacionales)

Seguridad Física

• Seguridad las 24hs, los 7 días de la semana, los 365 días el año
• Sistemas redundantes de corriente eléctrica con generadores propios
• Sistemas automatizados de Aire Acondicionado, Calefacción y Ventilación
• Sistemas de protección contra incendios

Seguridad Virtual

• El Data Center cuenta con Firewalls y sistemas de seguridad para evitar y manejar ataques informáticos
• Nuestros servidores se actualizan constantemente para evitar problemas de seguridad
• Contamos con backups diarios de toda la información de los sistemas

¿Qué Implicaciones tiene todo esto en el Sistema?

Gracias a las nuevas capacidades y a toda esta infraestructura va a ser posible expandir el nivel de reportes, agregar nuevas funcionalidades y mejorar en general la seguridad del sistema ya que contamos con más espacio para el crecimiento. Además siempre se está trabajando para lograr una mayor automatización de todos los procesos tanto físicos como virtuales.

Después de varios años llegó la hora de actualizar el servidor de Archivos Beeche y alojar el sistema principal en un servidor más potente.

Las razones son varias:

• Más Capacidad: el nuevo sistema de digitalización y el espacio requerido por la demanda actual y futura de espacio virtual requiere mucha más capidad.
• Más Velocidad: esto nunca es suficiente y sabemos que a corto plazo vamos a necesitar mejor tiempo de respuesta.
• Más Seguridad: esto tampoco es suficiente. El servidor va a tener un backup más grande, para cubrir el primer punto y además vamos a contar con mejoras de de hardware para tener mayor redundancia en caso de fallas.

Entre otras cosas los puntos para seleccionar la ubicación del servidor y sus características siempre se basan en la seguridad, el acceso a los datos (tanto en facilidad como en evitar caidas y problemas de conectividad) y en la capacidad de poder alojar todos los servicios necesarios para que el servicio funcione en condiciones óptimas.

Asi es que podemos decir que entre lo nuevo y lo viejo tenemos:

• Seguridad: el servidor solo es utilizado por Archivos Beeche. Es un servidor dedicado. Nos encargamos de actualizarlo contra problemas de seguridad, ataques, virus, etc. Además de la parte visible para el cliente como lo son los certificados de seguridad, manejo de contraseñas, etc.
  En cuanto a seguridad contra robo el servidor no está en las oficinas de Archivos Beeche y está custodiado en un Data Center que cuenta con seguridad propia, sistemas contra incendios, temperatura controlada y todo tipo de generadores y sistemas redundantes para evitar caidas en casos de cortes electricos.
• Disponibilidad y Conectividad: el servidor está enlazado con los proveedores principales de Internet en el mundo. No depende de ningún proveedor local (ICE, Amnet) por lo cual el sistema siempre estará en línea aunque haya caidas locales en los servicios de Internet.
• Backups: el servidor puede sufrir fallas sin tener que detenerse y cuenta con sistemas de backup para tener siempre un respaldo de la información.

En breve estaremos anunciando la fecha de la migración, la cual será durante un fin de semana en el cual el sistema de consultas estará apagado.