¿Sabía Usted?

• Una sola hoja de papel blanco requiere 370 cm3 de agua limpia para ser producida.
• La industria papelera se ubica entre las industrias más contaminantes del Mundo.
• Un oficinista promedio imprime unas 10 mil hojas al año
• Un árbol sirve para producir unas 16 resmas de papel

¿Cuántas hojas has arrojado innecesariamente a la basura? ¿Cuántas hojas has malgastado a lo largo de tu vida? Imprimir por imprimir es uno de los tantos atentados inconscientes contra el medio ambiente.

Tenemos que entender que sólo depende de nuestra voluntad evitar el mal uso del papel implementando algunos mínimos ajustes en nuestros hábitos de uso y consumo.

¿Qué podemos hacer?

• No imprima correos / documentos innecesarios
• Revise el documento antes de imprimirlo (Vista Previa)
• Reutilizar el papel ya impreso en una cara para documentos internos
• A la hora de automatizar procesos incluya un plan para reducir el uso de papel
• Utilice tecnologías: smartphones / laptops / equipos portátiles para compartir y transportar documentos en forma digital

Recuerde: “ Nuestras pequeñas acciones juntas, generan grandes resultados”

Siempre en crecimiento. Hemos aumentado la capacidad de almacenaje. Contamos con mas espacio y una nueva bodega que cuenta con toda la seguridad necesaria para mantener y mejorar la calidad de nuestros servicios. A continuación puede visitar la galería de fotos de nuestra nueva bodega.

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Hemos estado tan oducpados desde el inicio del 2011 que no hemos actualizado este sitio. Pronto tendremos una nueva cara en Internet y mas novedades. Por el momento solo diremos que estamos en continuo movimiento, mejorando procesos y siempre con la vista puesta a ofrecer mejores soluciones.

Parte de estas mejoras se esta viendo reflejada en la parte de digitalización en donde estamos desarrollando nuevas herramientas de automatización de procesos que nos permiten ofrecer servicios de outsourcing. ¿De qué se trata esto? ademas de custodiar, almacenar y ofrecerle sus documentos en formato digital tambien pordemos administrar el flujo de información de los mismos y ayudarle a optimizar tiempos y reducir costos tomando parte activa durante todo el proceso. Facturas, inventarios, expedientes de clientes, pacientes y otros.

Siempre teniendo en cuenta la confidencialidad, seguridad y orden esperamos poder ayudarle con sus necesidades. No dude en contactarnos.

Anunciamos a nuestros clientes que contamos con un nuevo sistema de destrucción de documentos con nivel 4 de seguridad. A continuación puede ver fotos del equipo y dejamos un video del funcionamiento del mismo. Contáctenos para conocer más sobre este servicio.

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Continuando las modificaciones anunciadas anteriormente a partir de este momento el Sistema de Consultas en Línea (SCEL) cuenta con un nuevo diseño que se adapta y aprovecha mejor la resolución de pantalla.

Cambios

• La información del documento puede colapsarse para mostrar mas versiones en minuatura (thumbnails)
• Las versiones en miniatura (thumbnails) ahora aparecen al costado.
• La vista del documento es más grande y el diseño es proporcional al tamaño de la pantalla.

Recuerde que en casi todos los navegadores puede pulsar la tecla F11 para pasar a modo de pantalla completa.

Mantener la seguridad de nuestra computadora es algo que cada vez demanda más tiempo es por eso que como costumbre es bueno actualizar y cambiar de software (según sea posible) para mantener nuestro equipo libre de virus y amenazas informáticas.

Estas son algunas recomendaciones que ofrecemos para que sus archivos estén a salvo:

• Sistema operativo al día, con actualizaciones. No importa si usa Windows, Mac o Linux. Todos los sistemas son vulnerables y los desarrolladores de dichos sistemas ofrecen actualizaciones gratuitas continuamente. Actualizar el equipo es algo necesario. Si dispone de una conexión rápida su sistema puede actualizarse automáticamente.
• Antivirus: hay opciones completas y gratuitas que ofrecen protección con menos funcionalidad. En todos los casos le recomendamos visitar el siguiente sitio para informarse de los Antivirus con mejor índice de detección y prestaciones en el mercado ya que por épocas algunos funcionan bien y otros mal. Además conozca cuál es su antivirus. Son muchos los casos de ventanas falsas que prometen eliminar virus que ni siquiera estan en su PC.
• Navegador: mantenga actualizado su navegador de preferencia.
• Cookies y Archivos Temporales: muchos virus y programas maliciosos utilizan la carpeta temporal y los cookies para obtener información o ganar acceso a otros programas. Limpie periodicamente estos archivos ya que además ocupan espacio innecesario.
  • En Internet Explorer: Herramientas > Opciones de Internet > Limpiar Archivos Temporales (varía según versión)
  • En Firefox: Herramientas > Borrar Historial de Navegación
  • En Google Chrome: Ícono de Herramientas (derecha en la barra) > Opciones > Eliminar Datos de navegación
• Anti Spyware y Anti-Malware: nunca está de más, si su antivirus no lo ofrece, tener un programa que detecte este tipo de problemas. Recomendamos este programa.
• Software Básico: Adobe Reader (Acrobat Reader), Adobe Flash Player y Java son programas que deben estar actualizados ya que son explotados por vulnerabilidades y en el caso de Java es utilizado por bancos como el Banco Nacional para el sistema de teclado virtual.
• Correo: nunca abra archivos sospechosos ni ejecutables (terminación .exe). No visite sitios de dudosa reputación. Recuerde que pasando el mouse por encima de un enlace le mostrará en la barra inferior de su cliente de correo la dirección real (en un 90% de los casos) del enlace. Desconfié y recuerde que que ningún sistema bien hecho le pedirá su contraseña.

Esperamos que esta información sea de su utilidad.

Estimados Clientes,

Al concluir este año 2009 queremos desearle unas felices fiestas y agradecerles su lealtad para con Archivos Beeche. Aun a través de esta economía tan retadora nuestro enfoque en servirle nunca ha menguado.

Como todos los años, nos proponemos superar las expectativas para el 2010, ofreciendo nuevas herramientas y cambios. Continuaremos perfeccionando el Sistema de Consultas en Línea y los servicios de Beeche Digital, presentados este año.

Les informamos que nuestras oficinas permanecerán cerradas a partir del medio día del miércoles 23 de Diciembre y regresaremos a nuestro horario normal el día 4 de Enero del 2010. Les sugerimos organizar las solicitudes y consultas con el fin de que logremos antes de dicha fecha cumplir con todos sus requerimientos.

De nuevo les agradecemos y les deseamos muchas bendiciones en esta Navidad y un próspero Año Nuevo.

Atentamente

Carmen Brenes de Beeche

Gerente General

Como mencionábamos anteriormente el Sistema de Consultas En Línea ya utilza, para las personas que lo tienen instalado, el agregado Google Chrome Wave de Google que agrega algunas funcionalidades a los navegadores Internet Explorer (sobre todo a la versión 6) para poder funcionar mejor con las tecnologías nuevas de diseño.

¿Qué es Google Chrome Frame?

Debido a la gran cantidad de avances en el area de diseño no todos los navegadores de Internet (Internet Explorer, Firefox, Google Chrome, Opera, Safari y otros) soportan todos los estándares de diseño lo cual se traduce en que un único diseño se vea diferente en diferentes navegadores. Solo los navegadores de última generación (casi todos los que se lanzaron en el 2009) cuenan con un soporte respetable de esandares. Navegadores como Internet Explorer 6 se siguen utilizando en empresas y en muchos casos es compliado realizar migraciones.

Debido a este problema la empresa Google lanzó un plugin o agregado para Internet Explorer que agrega las funcionalidades dde su producto (Google Chrome) al navegador de Microsoft para que las versiones antiguas puedan manejar mejor estándares y hojas de estilo (CSS) agregando al mismo tiempo mejoras de velocidad y algunas opciones estéticas al diseño: bordes redondeados, sobras, etc.

Conocer más sobre Google Chrome Frame (también se encuentra el botón de descarga en el lado derecho)

Consejos para personas que utilizan el SCEL en una empresa en donde hay un administrador de sistemas

Cada empresa es diferente y no todas las computadoras necesitan o pueden tener instalado este software. Si encuentra algún problema de diseño en el sistema (menú, estructuras, etc) consúltenos para realizar pruebas de compatibilidad. Estos problemas son más frecuentes con navegadores antiguos.

Consejos para personas que pueden descargar e instalar programas sin consultar a un administrador de sistemas

Si encuentra algún problema con el diseño al utilizar el SCEL en un navegador antiguo contáctenos para realizar pruebas.

El Sistema de Consultas En Línea (SCEL) ha tenido muy pocas modificaciones en los últimos años, por lo menos en la parte visual. Recientemente hemos actualizado y mejorado la navegación del mismo como parte inicial de varios cambios que hemos estudiado durante todo este tiempo.

Estos cambios van a agregar más funcionalidad y facilidad de acceso a la información y administración incluyendo sugerencias hechas por ustedes, los clientes. A continuación vamos a detallar algunos de los cambios que van a pasar a formar parte del SCEL en breve. Actualmente estos cambios están siendo probados por algunos de nuestros clientes y por nuestro equipo de desarrollo como parte de una BETA de lo que va a ser el sistema versión 3.0 de Archivos Beeche S.A.

Mejoras en el Sistema de Búsqueda

Varias opciones que nos han solicitado se han agregado: cambiar el orden de los resultados de búsqueda, mejorar el historial de cajas y documentos y algunos arreglos de funcionalidad.

Estaremos incluyendo también la opción de poder realizar solicitudes de varios departamentos a la vez dependiendo de los permisos de cada autorizado.

Campos de Información Adicionales

El sistema cuenta con campos de información que sirven para búsquedas (Nombre de Documento, Consecutivos, Fecha de Destrucción, etc.). Estos campos, cada columna de los resultados de búsqueda, pasarán a ser campos base y usted podrá crear otros campos adicionales en donde podrá almacenar información extra sobre el  documento o tipo de archivo que usted maneja.
El sistema le dará la opción de crear listados de valores disponibles y por defecto para cada uno de estos campos adicionales.

Por ejemplo puede crear campos de “Si / No”, Listados y Checkboxes además de campos de texto simple o de notas (varias líneas de texto).

También podrá seleccionar qué columnas se pueden desplegar en los resultados de búsqueda y cuales no y en qué orden quiere que se muestren en pantalla.

Mejoras al Sistema de Departamentos y Autorizados

Para autorizados que están en dos clientes diferentes vamos a agregar la opción de mantener un usuario único. Además cada Cliente y cada Departamento contará con la opción de tener uno o más Autorizados Administrativos. Este nuevo tipo de usuario podrá administrar los permisos de los demás autorizados dependiendo el departamento. También habrá Autorizados Administrativos Generales que podrán a su vez administrar los permisos Generales del Cliente.

Cambios en el Diseño

A medida que vayamos realizando estos cambios el diseño del sistema cambiará para facilitar la navegación. Incluiremos opciones más dinámicas para seleccionar elementos y algunas pantallas tendrán la opción de Arrastrar y Soltar (Drag & Drop) para agilizar algunas tareas. Por esta razón recomendamos a nuestros clientes utilizar navegadores modernos que además de ofrecer más seguridad y rápides brindan la plataforma para que estas tecnologías puedan ser utilizadas.

Beeche Digital

Por último pero no menos importante ofreceremos la opción de subir versiones digitales / escaneadas de archivos y las herramientas para ver / buscar las mismas desde el SCEL.
Este sistema, parte del SCEL, permite ver archivos digitales / escaneados en pantalla. También estaremos incorporando herramientas para transformar archivos PDF en imágenes y otro tipo de visualizaciones para documentos en línea.

Más adelante estaremos publicando más novedades y anuncios sobre otros cambios.

Ramiro Suárez – Sistemas – Archivos Beeche S.A.