Mantener la seguridad de nuestra computadora es algo que cada vez demanda más tiempo es por eso que como costumbre es bueno actualizar y cambiar de software (según sea posible) para mantener nuestro equipo libre de virus y amenazas informáticas.

Estas son algunas recomendaciones que ofrecemos para que sus archivos estén a salvo:

• Sistema operativo al día, con actualizaciones. No importa si usa Windows, Mac o Linux. Todos los sistemas son vulnerables y los desarrolladores de dichos sistemas ofrecen actualizaciones gratuitas continuamente. Actualizar el equipo es algo necesario. Si dispone de una conexión rápida su sistema puede actualizarse automáticamente.
• Antivirus: hay opciones completas y gratuitas que ofrecen protección con menos funcionalidad. En todos los casos le recomendamos visitar el siguiente sitio para informarse de los Antivirus con mejor índice de detección y prestaciones en el mercado ya que por épocas algunos funcionan bien y otros mal. Además conozca cuál es su antivirus. Son muchos los casos de ventanas falsas que prometen eliminar virus que ni siquiera estan en su PC.
• Navegador: mantenga actualizado su navegador de preferencia.
• Cookies y Archivos Temporales: muchos virus y programas maliciosos utilizan la carpeta temporal y los cookies para obtener información o ganar acceso a otros programas. Limpie periodicamente estos archivos ya que además ocupan espacio innecesario.
  • En Internet Explorer: Herramientas > Opciones de Internet > Limpiar Archivos Temporales (varía según versión)
  • En Firefox: Herramientas > Borrar Historial de Navegación
  • En Google Chrome: Ícono de Herramientas (derecha en la barra) > Opciones > Eliminar Datos de navegación
• Anti Spyware y Anti-Malware: nunca está de más, si su antivirus no lo ofrece, tener un programa que detecte este tipo de problemas. Recomendamos este programa.
• Software Básico: Adobe Reader (Acrobat Reader), Adobe Flash Player y Java son programas que deben estar actualizados ya que son explotados por vulnerabilidades y en el caso de Java es utilizado por bancos como el Banco Nacional para el sistema de teclado virtual.
• Correo: nunca abra archivos sospechosos ni ejecutables (terminación .exe). No visite sitios de dudosa reputación. Recuerde que pasando el mouse por encima de un enlace le mostrará en la barra inferior de su cliente de correo la dirección real (en un 90% de los casos) del enlace. Desconfié y recuerde que que ningún sistema bien hecho le pedirá su contraseña.

Esperamos que esta información sea de su utilidad.

Estimados Clientes,

Al concluir este año 2009 queremos desearle unas felices fiestas y agradecerles su lealtad para con Archivos Beeche. Aun a través de esta economía tan retadora nuestro enfoque en servirle nunca ha menguado.

Como todos los años, nos proponemos superar las expectativas para el 2010, ofreciendo nuevas herramientas y cambios. Continuaremos perfeccionando el Sistema de Consultas en Línea y los servicios de Beeche Digital, presentados este año.

Les informamos que nuestras oficinas permanecerán cerradas a partir del medio día del miércoles 23 de Diciembre y regresaremos a nuestro horario normal el día 4 de Enero del 2010. Les sugerimos organizar las solicitudes y consultas con el fin de que logremos antes de dicha fecha cumplir con todos sus requerimientos.

De nuevo les agradecemos y les deseamos muchas bendiciones en esta Navidad y un próspero Año Nuevo.

Atentamente

Carmen Brenes de Beeche

Gerente General

Como mencionábamos anteriormente el Sistema de Consultas En Línea ya utilza, para las personas que lo tienen instalado, el agregado Google Chrome Wave de Google que agrega algunas funcionalidades a los navegadores Internet Explorer (sobre todo a la versión 6) para poder funcionar mejor con las tecnologías nuevas de diseño.

¿Qué es Google Chrome Frame?

Debido a la gran cantidad de avances en el area de diseño no todos los navegadores de Internet (Internet Explorer, Firefox, Google Chrome, Opera, Safari y otros) soportan todos los estándares de diseño lo cual se traduce en que un único diseño se vea diferente en diferentes navegadores. Solo los navegadores de última generación (casi todos los que se lanzaron en el 2009) cuenan con un soporte respetable de esandares. Navegadores como Internet Explorer 6 se siguen utilizando en empresas y en muchos casos es compliado realizar migraciones.

Debido a este problema la empresa Google lanzó un plugin o agregado para Internet Explorer que agrega las funcionalidades dde su producto (Google Chrome) al navegador de Microsoft para que las versiones antiguas puedan manejar mejor estándares y hojas de estilo (CSS) agregando al mismo tiempo mejoras de velocidad y algunas opciones estéticas al diseño: bordes redondeados, sobras, etc.

Conocer más sobre Google Chrome Frame (también se encuentra el botón de descarga en el lado derecho)

Consejos para personas que utilizan el SCEL en una empresa en donde hay un administrador de sistemas

Cada empresa es diferente y no todas las computadoras necesitan o pueden tener instalado este software. Si encuentra algún problema de diseño en el sistema (menú, estructuras, etc) consúltenos para realizar pruebas de compatibilidad. Estos problemas son más frecuentes con navegadores antiguos.

Consejos para personas que pueden descargar e instalar programas sin consultar a un administrador de sistemas

Si encuentra algún problema con el diseño al utilizar el SCEL en un navegador antiguo contáctenos para realizar pruebas.

El Sistema de Consultas En Línea (SCEL) ha tenido muy pocas modificaciones en los últimos años, por lo menos en la parte visual. Recientemente hemos actualizado y mejorado la navegación del mismo como parte inicial de varios cambios que hemos estudiado durante todo este tiempo.

Estos cambios van a agregar más funcionalidad y facilidad de acceso a la información y administración incluyendo sugerencias hechas por ustedes, los clientes. A continuación vamos a detallar algunos de los cambios que van a pasar a formar parte del SCEL en breve. Actualmente estos cambios están siendo probados por algunos de nuestros clientes y por nuestro equipo de desarrollo como parte de una BETA de lo que va a ser el sistema versión 3.0 de Archivos Beeche S.A.

Mejoras en el Sistema de Búsqueda

Varias opciones que nos han solicitado se han agregado: cambiar el orden de los resultados de búsqueda, mejorar el historial de cajas y documentos y algunos arreglos de funcionalidad.

Estaremos incluyendo también la opción de poder realizar solicitudes de varios departamentos a la vez dependiendo de los permisos de cada autorizado.

Campos de Información Adicionales

El sistema cuenta con campos de información que sirven para búsquedas (Nombre de Documento, Consecutivos, Fecha de Destrucción, etc.). Estos campos, cada columna de los resultados de búsqueda, pasarán a ser campos base y usted podrá crear otros campos adicionales en donde podrá almacenar información extra sobre el  documento o tipo de archivo que usted maneja.
El sistema le dará la opción de crear listados de valores disponibles y por defecto para cada uno de estos campos adicionales.

Por ejemplo puede crear campos de “Si / No”, Listados y Checkboxes además de campos de texto simple o de notas (varias líneas de texto).

También podrá seleccionar qué columnas se pueden desplegar en los resultados de búsqueda y cuales no y en qué orden quiere que se muestren en pantalla.

Mejoras al Sistema de Departamentos y Autorizados

Para autorizados que están en dos clientes diferentes vamos a agregar la opción de mantener un usuario único. Además cada Cliente y cada Departamento contará con la opción de tener uno o más Autorizados Administrativos. Este nuevo tipo de usuario podrá administrar los permisos de los demás autorizados dependiendo el departamento. También habrá Autorizados Administrativos Generales que podrán a su vez administrar los permisos Generales del Cliente.

Cambios en el Diseño

A medida que vayamos realizando estos cambios el diseño del sistema cambiará para facilitar la navegación. Incluiremos opciones más dinámicas para seleccionar elementos y algunas pantallas tendrán la opción de Arrastrar y Soltar (Drag & Drop) para agilizar algunas tareas. Por esta razón recomendamos a nuestros clientes utilizar navegadores modernos que además de ofrecer más seguridad y rápides brindan la plataforma para que estas tecnologías puedan ser utilizadas.

Beeche Digital

Por último pero no menos importante ofreceremos la opción de subir versiones digitales / escaneadas de archivos y las herramientas para ver / buscar las mismas desde el SCEL.
Este sistema, parte del SCEL, permite ver archivos digitales / escaneados en pantalla. También estaremos incorporando herramientas para transformar archivos PDF en imágenes y otro tipo de visualizaciones para documentos en línea.

Más adelante estaremos publicando más novedades y anuncios sobre otros cambios.

Ramiro Suárez – Sistemas – Archivos Beeche S.A.

A comienzos de este año comentamos algunos de los planes para la renovación del Sistema de Consultas en Línea que viene acompañado de un gran cambio en el sistema Interno de Archivos Beeche.

Gran parte de estos cambios son de diseño y esperamos en breve poder adelantar algunas imágenes sobre cómo se va ver el nuevo sistema.

Mientras tanto, en Internet, salió la noticia de que sitios como YouTube y Digg piensan dejar de soportar el navegador Internet Explorer 6 (lanzado por Microsoft a mediados del 2001).

Si bien para usuarios en general esto no es un problema ya que existen numerosas alternativas en cuanto a navegadores, entendemos que en el ambiente corporativo las migraciones son más lentas y requieren de tiempo y en muchos casos de gastos.

El nuevo diseño está pensado para soportar múltiples navegadores y utilizar los estándares que crecen día a día con Internet. Pero recomendamos a todos nuestros clientes actualizar sus navegadores por varias razones:

• Seguridad: Internet Explorer 6 si bien cuenta con varias actualizaciones tiene una arquitectura del 2001 que lo hace más propenso a tener problemas de seguridad. La versión 8 de Internet Explorer es la última disponible y obviamente es la recomendada por Microsoft tanto para usuarios en hogares como en oficinas.

• Rapidez: los nuevos navegadores son más rápidos. Con el auge de nuevas tecnologías que hacen más común la inclusión de elementos como transparencias, formularios que no necesitan recargar la página para procesar datos y todo tipo de efectos, es necesario contar con navegadores modernos que puedan manejar estos elementos sin mayores problemas ni obliguen al diseño a ser alterado para diferentes navegadores.

• Estándares: si bien no es una parte visible durante la experiencia de navegar un sitio la creciente adopción de estándares hace que el proceso de diseño sea más rápido y permita la introducción de nuevos elementos y opciones para páginas web que no pueden ser implementados al 100% con navegadores que ya cumplieron su ciclo de vida.

Recomendamos entonces algunas alternativas para actualizar su navegador:

• Microsoft Internet Explorer 8
• Mozilla Firefox 3.5
• Opera 9.6
• Google Chrome
• Apple Safari

Hoy queremos aprovechar este medio para que usted conozca algunos de los detalles y beneficios que puede representarle nuestro Sistema, así como también contarle algunas de las novedades que éste le ofrecerá en el 2009.

Antes

Dentro de la trayectoria de Archivos Beeche el Sistema es relativamente nuevo. Teniendo en cuenta que la empresa cumplió veinte años el pasado 2008 el sistema actual apareció a mediados del 2001 como sustituto a otro programa que se venía utilizando.

Desde ese momento sabíamos lo que el nuevo sistema debía cubrir a corto, mediano y largo plazo. Hablando de largo plazo existen tareas que se planean o se conocen en el momento de planificación. Muchas de estas tareas tienen que ver con el crecimiento y la demanda en una era digital y su relación con la documentación que esta empresa administra.

Desde un principio se optó por un sistema a la medida. Aprovechamos para aclarar que significa esto: un sistema a la medida es un software  que se programa desde cero para cumplir ciertas funciones enfocadas a un negocio / actividad en particular. Su contraparte es un sistema genérico, muchas veces conocidos como sistemas “de paquete” que son programas que pueden servir para varias empresas / actividades.
Un ejemplo más cotidiano sería el siguiente: si usted quiere la mejor vestimenta para el trabajo puede optar por: a) ir a una tienda especializada y comprar lo que hay disponible o b) encargar un diseño a la medida que cumpla con sus necesidades.

Ahora

Los dos tipos de sistemas tienen sus pro y sus contras. En el caso de Archivos Beeche una solución a la medida ofrece la opción de adaptarse (o actualizarse) a las demandas del mercado mucho más fácilmente que con soluciones comerciales fijas. Acá es donde la informática puede ofrecer un poco de magia. Si volvemos al ejemplo de la vestimenta podríamos decir que la opción a la medida, informatizada, nos puede ofrecer cambios de tamaño y remiendos al desgaste por uso para lograr una apariencia como nuevo en todo momento. De esta manera nuestra vestimenta siempre estaría actualizada, a la moda, y cupliría con las necesidades de comodidad y funcionalidad.

Una de las opciones más importantes de nuestro sistema es que aprendemos de las necesidades de los clientes. Algunas cambios pueden agregarse inmediatamente, otros toman más tiempo. Pero en todos los casos los cambios se evalúan y pasan a formar parte del sistema tarde o temprano. Durante los últimos años nos hemos enfocado en agilizar las entregas, remodelar nuestras oficinas y mejorar varios aspectos gracias a los comentarios de nuestros clientes. Ahora le toca el turno al sistema. Para esta tarea hemos consultado y analizado varias modificaciones que ya están en desarrollo para este 2009. Tanto para el Sistema de Consultas en Línea como para el Sistema Administrativo, el sistema  interno de Archivos Beeche. Los dos sistemas están creciendo a buen ritmo y se han producido varios reportes internos para evaluar cambios durante este año y podemos decir que la automatización y la agilización de los servicios son una prioridad para el año en curso.

El Futuro

De todos los cambios que planeamos agregar durante este 2009 podemos adelantarle:

• Mejoras en el diseño y navegación del sistema: cambios cosméticos y de estructura que harán de la navegación y el acceso a datos y reportes algo más sencillo.
• Mejoras al sistema de Ordenes: vamos agregar mejoras a la selección de documentos y cajas asi como también a la manera de crear Ordenes y rastrear su estado.
• Mejoras de búsqueda: al igual que las ordenes las búsquedas de cajas y documentos tendrán nuevas opciones para facilitar la tarea de buscar la información que usted necesita.
• Beeche Digital: con la incorporación de las versiones digitales de los documentos vamos a ofrecer más opciones de búsqueda y seguridad para su información. Le estaremos brindando mas información sobre nuestro nuevo proyecto Beeche Digital en breve, por este mismo medio.
• Más opciones para usuarios: la funcionalidad de autorizados contará con más opciones para reportes y seguridad y la opción de que los encargados de cada departamento puedan obtener reportes de consultas de documentos.

En breve le estaremos actualizando sobre otros temas referentes a los cambios al sistema y a los nuevos servicios.

24 de noviembre de 2008

Estimados Clientes,

Queremos agradecerles por la confianza que han depositado en Archivos Beeche S.A. durante el año 2008. Esperamos haber logrado satisfacer las necesidades de su representada en cuanto a la custodia y administración de la documentación.

Para el año 2009 nos hemos propuesto la meta de superar las expectativas de cada uno de ustedes en el manejo de dicha documentación. Entre nuestros nuevos servicios estará Beeche Digital el cual será una herramienta muy útil para lograr dicho objetivo.

Les informamos que nuestras oficinas permanecerán cerradas a partir del día 22 de diciembre (inclusive) y regresaremos a nuestro horario normal el día 05 de enero del 2009. Les sugerimos organizar las solicitudes y consultas con el fin de que logremos antes de dicha fecha cumplir con todos sus requerimientos.

De nuevo les agradecemos y les deseamos muchas bendiciones en esta Navidad y un próspero Año Nuevo.

Atentamente

Carmen Brenes de Beeche

Gerente General

Informamos a nuestros clientes sobre las nuevas instalaciones de Archivos Beeche S.A las cuales ahora cuentan con:

• Nueva Recepción
• Sala de Reuniones
• Sala para revisión de cajas y documentos equipada con teléfono, Internet y facilidades para realizar impresiones, fotocopiado y fax.

Lo invitamos a conocer las nuevas instalaciones.

Oficinas

Bodega

La migración de datos al nuevo servidor está completa y el Sistema de Consultas En Línea está funcionando.

En caso de desperfectos puede contactarnos o enviar un correo directmente a sistemas@archivosbeeche.com para reportar errores.

Nota: en algunos casos y debido al nuevo software del servidor algunas contraseñas pueden no funcionar al intentar ingresar al sistema de consultas. En estos casos cad ausuario deberá usar el sistema de recuperación de contraseñas para que el sistema le genere una nueva. Una vez dentro del sistema puede cambiar la contraseña generada por una propia.

Muchas Gracias!

Durante el próximo fin de semana (5 y 6 de julio) nuestros sistemas serán migrados a un servidor de mayor capacidad lo cual nos dará más espacio en el futuro próximo para mejorar la calidad de nuestros servicios y facilitar la expansión de los mismos.

Tanto la página como el Sistema de Consultas En Línea permanecerán fuera de servicio durante esos días.

Disculpe las demoras que esto pueda ocasionarle. Le estaremos informando sobre el estado de esta migración en cuanto todas las tareas de mantenimiento finalicen.

Si quiere conocer más sobre la migración de nuestros servidores puede ver la entrada en nuestro Blog.

Muchas Gracias.