Hoy queremos aprovechar este medio para que usted conozca algunos de los detalles y beneficios que puede representarle nuestro Sistema, así como también contarle algunas de las novedades que éste le ofrecerá en el 2009.

Antes

Dentro de la trayectoria de Archivos Beeche el Sistema es relativamente nuevo. Teniendo en cuenta que la empresa cumplió veinte años el pasado 2008 el sistema actual apareció a mediados del 2001 como sustituto a otro programa que se venía utilizando.

Desde ese momento sabíamos lo que el nuevo sistema debía cubrir a corto, mediano y largo plazo. Hablando de largo plazo existen tareas que se planean o se conocen en el momento de planificación. Muchas de estas tareas tienen que ver con el crecimiento y la demanda en una era digital y su relación con la documentación que esta empresa administra.

Desde un principio se optó por un sistema a la medida. Aprovechamos para aclarar que significa esto: un sistema a la medida es un software  que se programa desde cero para cumplir ciertas funciones enfocadas a un negocio / actividad en particular. Su contraparte es un sistema genérico, muchas veces conocidos como sistemas “de paquete” que son programas que pueden servir para varias empresas / actividades.
Un ejemplo más cotidiano sería el siguiente: si usted quiere la mejor vestimenta para el trabajo puede optar por: a) ir a una tienda especializada y comprar lo que hay disponible o b) encargar un diseño a la medida que cumpla con sus necesidades.

Ahora

Los dos tipos de sistemas tienen sus pro y sus contras. En el caso de Archivos Beeche una solución a la medida ofrece la opción de adaptarse (o actualizarse) a las demandas del mercado mucho más fácilmente que con soluciones comerciales fijas. Acá es donde la informática puede ofrecer un poco de magia. Si volvemos al ejemplo de la vestimenta podríamos decir que la opción a la medida, informatizada, nos puede ofrecer cambios de tamaño y remiendos al desgaste por uso para lograr una apariencia como nuevo en todo momento. De esta manera nuestra vestimenta siempre estaría actualizada, a la moda, y cupliría con las necesidades de comodidad y funcionalidad.

Una de las opciones más importantes de nuestro sistema es que aprendemos de las necesidades de los clientes. Algunas cambios pueden agregarse inmediatamente, otros toman más tiempo. Pero en todos los casos los cambios se evalúan y pasan a formar parte del sistema tarde o temprano. Durante los últimos años nos hemos enfocado en agilizar las entregas, remodelar nuestras oficinas y mejorar varios aspectos gracias a los comentarios de nuestros clientes. Ahora le toca el turno al sistema. Para esta tarea hemos consultado y analizado varias modificaciones que ya están en desarrollo para este 2009. Tanto para el Sistema de Consultas en Línea como para el Sistema Administrativo, el sistema  interno de Archivos Beeche. Los dos sistemas están creciendo a buen ritmo y se han producido varios reportes internos para evaluar cambios durante este año y podemos decir que la automatización y la agilización de los servicios son una prioridad para el año en curso.

El Futuro

De todos los cambios que planeamos agregar durante este 2009 podemos adelantarle:

• Mejoras en el diseño y navegación del sistema: cambios cosméticos y de estructura que harán de la navegación y el acceso a datos y reportes algo más sencillo.
• Mejoras al sistema de Ordenes: vamos agregar mejoras a la selección de documentos y cajas asi como también a la manera de crear Ordenes y rastrear su estado.
• Mejoras de búsqueda: al igual que las ordenes las búsquedas de cajas y documentos tendrán nuevas opciones para facilitar la tarea de buscar la información que usted necesita.
• Beeche Digital: con la incorporación de las versiones digitales de los documentos vamos a ofrecer más opciones de búsqueda y seguridad para su información. Le estaremos brindando mas información sobre nuestro nuevo proyecto Beeche Digital en breve, por este mismo medio.
• Más opciones para usuarios: la funcionalidad de autorizados contará con más opciones para reportes y seguridad y la opción de que los encargados de cada departamento puedan obtener reportes de consultas de documentos.

En breve le estaremos actualizando sobre otros temas referentes a los cambios al sistema y a los nuevos servicios.

24 de noviembre de 2008

Estimados Clientes,

Queremos agradecerles por la confianza que han depositado en Archivos Beeche S.A. durante el año 2008. Esperamos haber logrado satisfacer las necesidades de su representada en cuanto a la custodia y administración de la documentación.

Para el año 2009 nos hemos propuesto la meta de superar las expectativas de cada uno de ustedes en el manejo de dicha documentación. Entre nuestros nuevos servicios estará Beeche Digital el cual será una herramienta muy útil para lograr dicho objetivo.

Les informamos que nuestras oficinas permanecerán cerradas a partir del día 22 de diciembre (inclusive) y regresaremos a nuestro horario normal el día 05 de enero del 2009. Les sugerimos organizar las solicitudes y consultas con el fin de que logremos antes de dicha fecha cumplir con todos sus requerimientos.

De nuevo les agradecemos y les deseamos muchas bendiciones en esta Navidad y un próspero Año Nuevo.

Atentamente

Carmen Brenes de Beeche

Gerente General

Informamos a nuestros clientes sobre las nuevas instalaciones de Archivos Beeche S.A las cuales ahora cuentan con:

• Nueva Recepción
• Sala de Reuniones
• Sala para revisión de cajas y documentos equipada con teléfono, Internet y facilidades para realizar impresiones, fotocopiado y fax.

Lo invitamos a conocer las nuevas instalaciones.

Oficinas

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Bodega

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La migración de datos al nuevo servidor está completa y el Sistema de Consultas En Línea está funcionando.

En caso de desperfectos puede contactarnos o enviar un correo directmente a sistemas@archivosbeeche.com para reportar errores.

Nota: en algunos casos y debido al nuevo software del servidor algunas contraseñas pueden no funcionar al intentar ingresar al sistema de consultas. En estos casos cad ausuario deberá usar el sistema de recuperación de contraseñas para que el sistema le genere una nueva. Una vez dentro del sistema puede cambiar la contraseña generada por una propia.

Muchas Gracias!

Durante el próximo fin de semana (5 y 6 de julio) nuestros sistemas serán migrados a un servidor de mayor capacidad lo cual nos dará más espacio en el futuro próximo para mejorar la calidad de nuestros servicios y facilitar la expansión de los mismos.

Tanto la página como el Sistema de Consultas En Línea permanecerán fuera de servicio durante esos días.

Disculpe las demoras que esto pueda ocasionarle. Le estaremos informando sobre el estado de esta migración en cuanto todas las tareas de mantenimiento finalicen.

Si quiere conocer más sobre la migración de nuestros servidores puede ver la entrada en nuestro Blog.

Muchas Gracias.